TeamUP

Zo doe je dat: zinvol vergaderen en efficiënte besluitvorming

Team zittend aan een tafel in een grote spiegelende vergaderruimte.

Misschien herken jij het wel, ’s avonds nog werken aan de keukentafel omdat je overdag druk was met lange vergaderingen. We zijn allemaal bekend met opmerkingen als ‘tijd is schaars’ en ‘tijd is geld’, waardoor je zou denken dat we spaarzaam omgaan met onze tijd. Niks blijkt minder waar te zijn: uit een onderzoek van Korn Ferry blijkt dat mensen 67% van de vergadertijd ervaren als verspild. Waarom is het zo moeilijk om hier iets aan te doen?

Uit de TeamUP Teamanalyses van KeyQuest blijkt dat van de 10 TeamUP team ontwikkelaspecten overleg en besluitvorming tot de meeste ontevredenheid leidt. Vooral een gebrek aan efficiëntie tijdens vergaderingen wekt veel frustratie op bij deelnemers. Toch zijn vergaderingen een bron van informatie die nergens opgeschreven staat en daarmee belangrijk voor de communicatie en besluitvorming binnen een bedrijf. Laten we dus uit de rituele dans van langdurige en nutteloze overleggen stappen en zorgen dat onze vergaderingen een toevoeging zijn aan onze werkdag!

Om jou hierbij te helpen hebben we 5 tips opgesteld om efficiënter te vergaderen en de besluitvorming te verbeteren:

1. Beloon voorbereiding en effectief vergadergedrag

Maak afspraken met elkaar en spreek elkaar aan op deze afspraken. Zo weten we bijvoorbeeld allemaal dat bij een goed voorbereide vergadering een agenda hoort. Wat doe jij als deze ontbreekt? En wat doe je als jouw collega de voorbereiding niet heeft gelezen? We raden je aan om het gesprek alleen te voeren met mensen die wél goed voorbereid zijn. Natuurlijk klinkt dit flauw, maar zo moedig je positieve gedragspatronen aan en ontmoedig je slechte voorbereiding.

Hetzelfde geldt voor de tijdsbesteding in een vergadering. Let op dat de vraagstukken met weinig impact binnen een paar minuten tot besluitvorming komen en de vraagstukken met veel impact voldoende tijd krijgen. Kortom: stel met elkaar vast wat echt belangrijk is en “hoe” je met elkaar wilt vergaderen en handel hier ook naar. Beloon het nakomen van de afspraken en spreek elkaar aan wanneer dit niet gebeurt.

2. Zorg voor een veilig klimaat

Psychologische veiligheid is het gedeelde geloof binnen een team dat het oké is om risico’s te nemen, om ideeën uit te drukken en zorgen te uiten, om vragen te stellen en om fouten toe te geven – dit alles zonder angst voor negatieve gevolgen, aldus Harvard Business Review. Het is een vrijbrief voor openhartigheid. Het gevoel van psychologische veiligheid leidt tot meer betrokkenheid, meer motivatie, betere besluitvorming, meer creatieve ideeën en meer diverse perspectieven.

Het hebben van psychologische veiligheid en daardoor een veilig klimaat om te vergaderen zorgt voor betere overleggen en komt de besluitvorming ten goede. Zorg dus voor een veilig klimaat in jouw team! Maak duidelijk dat iedereens stem er toe doet, geef toe dat ook jijzelf fouten maakt, vraag actief om input en vervang beschuldigingen door nieuwsgierigheid (stel onderzoekende vragen!) en je zal zien dat het klimaat in je team verbetert.

Investeer daarnaast in het elkaar beter leren kennen als mens. Deel met elkaar wat voor jou belangrijk is en waarom. En geef aan waar je je kwetsbaar in voelt. Als kwetsbaarheid er mag en kan zijn groeit de veiligheid en het vertrouwen in het team. En dat is een basisvoorwaarde voor effectieve overleggen en besluitvorming.

3. Stop met overtuigen en stel bescheiden onderzoekende vragen

Veel vergaderingen lijken wel een wedstrijdje armpje drukken. Wie weet de ander het beste te overtuigen? Het probleem is dat veel discussies blijven hangen in een compromis of een winnaar en een verliezer, met alle gevolgen van dien. Het is goed om je standpunt in te brengen, maar val niet in herhaling door nog eens te willen uitleggen dat jij gelijk denkt te hebben. Schakel van discussie op tijd door naar de dialoog.

Psycholoog en theorist Edgar Schein raadt aan om tijdens vergaderingen vooral vragen te stellen. Toon nieuwsgierigheid en interesse! In plaats van naar de bekende weg te vragen, helpt het om het grotere geheel te in beeld te brengen middels het stellen van doelgerichte vragen. Dus, vraag niet naar een detail dat je terug kan lezen in documenten, maar vraag bijvoorbeeld “Waarom zien we in onderzoeken terug dat het werknemersgeluk in team A structureel lager is dan in team B?”. Stel daarbij de vragen niet vanuit je eigen perspectief, maar sta juist open voor het verkrijgen van nieuwe inzichten. Je kunt tot geheel nieuwe inzichten komen met elkaar door onderzoekende vragen te stellen. Het stellen van de juiste vragen tilt vergaderingen naar een hoger niveau en maakt de besluitvorming overtuigender. Kortom, verdiep je in de kunst van het vragen in plaats van het opdragen.

4. Toets je besluitvorming: is het besluit écht een besluit?

Is het genomen besluit écht een besluit? Of merk je dat iedereen in rondjes blijft draaien en het onderwerp bij iedere vergadering terugkomt? Zo ja, onderzoek dan waar het aan ligt.

Stel jezelf vragen als:

  • Is het besluit te hoog over waardoor concrete acties en gevolgen onduidelijk blijven?
  • Waarom is het besluit genomen?
  • Staat iedereen wel achter het besluit?
  • Waar moet het besluit toe leiden
  • Wat zijn de effecten van de besluiten?
  • Hoe belangrijk en impactvol zijn de besluiten?

Probeer in te schatten of de problemen omtrent de besluitvorming opgelost kunnen worden door iedereen meer bedenktijd te geven en het verdiepend te onderzoeken. Maar waak ook voor tijdverlies: hoe belangrijk is een punt en is het de moeite waard om er meer tijd in te investeren? Natuurlijk geldt ook het omgekeerde, voorzitters willen soms ook te snel waardoor het juiste gesprek niet plaatsvindt. Als punten steeds terugkomen op de agenda is het een teken dat er eigenlijk geen goede overlegbesluitvorming is of dat er weerstand zit en mensen ‘ja’ zeggen maar ‘nee’ doen.

5. Evalueer en spreek uit wat je wilt verbeteren

Het blijkt dat mensen niet goed in staat zijn om te bespreken hoe ze vergaderingen ervaren. Mensen klagen onderling dat vergaderingen te lang duren, niet efficiënt zijn, besluitvorming ontbreekt of de inhoud van onvoldoende kwaliteit is, maar uiten het niet aan het team en de voorzitter(s). Ons advies is om dit wél te doen. Maak ervaringen bespreekbaar, dan kan verbetering optreden. Vraag aan het einde van de vergadering of de stijl voor iedereen werkbaar was en of er verbeterpunten zijn. Plan daarnaast één keer per kwartaal een structureel overleg om te evalueren.

Vragen die hier gesteld kunnen worden zijn:

  • Staan de juiste dingen op de agenda?
  • Zitten we met de juiste mensen in de vergadering?
  • Wat hebben we van elkaar nodig om ons kwetsbaar op te kunnen stellen?
  • Nemen we de juiste besluiten?
  • Hoe effectief voeren we het gesprek tijdens onze vergaderingen?
  • Raken we het doel van besluitvorming?
  • Komt er goede opvolging op onze besluiten?

Hopelijk helpen deze tips jouw team op weg met efficiënt vergaderen en het komen tot besluitvorming. Heeft jouw team externe hulp nodig? KeyQuest biedt alle ondersteuning die je nodig hebt om een goed team te bouwen. Wil je meer weten neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Bronvermeldingen

Gallo, A. (2023, 15 februari). What Is Psychological Safety? Harvard Business Review.
https://hbr.org/2023/02/what-is-psychological-safety

Garcia, A. C. B., Kunz, J., & Fischer, M. R. (2005). Voting on the agenda: the key to social efficient meetings. International Journal of Project Management.
https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2004.05.003

K. (2019, 12 november). Working or wasting time?
https://www.kornferry.com/about-us//press/working-or-wasting-time

Zo maak je al die lange vergaderingen wél zinvol. (2001, 3 februari). FD.nl.
https://fd.nl/opinie/1466601/zo-maak-je-al-die-lange-vergaderingen-wel-zinvol